A folyamatok kialakítása során mindig törekedjünk a nyomon követhetőségre, a munkakörök és a felelősségek tisztázására, a szabványosított folyamatok dokumentálására, a társosztályok között együttműködés és információmegosztás megvalósítására és a kontrollpontok beépítésére.
A gyártás számára az anyagok a megfelelő időben, mennyiségben és minőségben rendelkezésre álljanak, a raktári szedőknek a termékek elérhetőek, az adott helyen fellelhetők legyenek, ne veszítsenek időt keresgéléssel komissiózás közben, ezzel rombolva a vevőelégedettséget a teljesíthetetlen rendelések miatt, amit a web shopon látható és a raktárban fizikailag megtalálható készletkülönbség okoz. Az ügyfélszolgálatunk hatékony működése, vevőnek adott reakcióidő hossza és a válasz megfelelősége egyfajta működési vetülete a cég egészének, mindazt képviseli, amit az ügyfél a cégből értékként, szolgáltatásként érzékel. Az ügyfélszolgálat kielégíti a vevő szükségletet, de közben értéktöbbletet állít elő, amennyiben a végzett tevékenység által teljesebb, jobban hasznosíthatóbb eredmény jön létre a vevő számára és emiatt újra minket fog választani.
Több esetben azt tapasztaltuk, hogy a „webes csapat” nem veszi figyelembe az ERP-vel történő integrációt, elsődleges szempontnak csak azt tekintik, hogy mit lát a vevő a weben. Ezzel eddig nem is lenne semmi probléma, de amikor nem tervezik meg precízen, illetve nem fordítanak megfelelő energiát az integrációs tesztelésre a web és az ERP között, akkor később az ERP-t működtető felhasználók olyan problémákkal szembesülnek, amelyeket az éles üzem alatt elég nehéz kiküszöbölni. Ekkor az a gyakorlat, „végre elindult az új web”, inkább oldjuk meg a felmerült problémákat és ne akadékoskodjunk már megint… Bizonyos esetekben a web és ERP projektek bevezetésekor nem is áll rendelkezésre tesztkörnyezet, mert a „web tesztrendszerre nincs szükség”, az csak lassítja a bevezetést, fölösleges időpazarlás. Természetesen ez szakmailag nem megfelelő magatartás, mert később a vevőadatok duplikálása, illetve az esetleges számlázási hibák, most már nemcsak az ügyviteli csapat számára jelent problémát, hanem majd a NAV felé is, hiszen a számlák azonnali felkerülnek a hatóság rendszerébe is. A szigorú számadású bizonylatokat pedig utólag javítani sokkal nehézkesebb, hiszen minden módosító, hivatkozott számlának is fel kell mennie a NAV-hoz. Ezzel szemben, ha a folyamatokat és az ügyvitelt már a web és az ERP indulásakor megfelelően szabályozzuk és teszteljük, ekkor utólag sokkal kevesebb probléma várható, ezáltal csökkenthetővé válnak az áfaönrevíziók is.
A vállalaton belüli tevékenységek átfogó feltérképezésével, a belső folyamatok optimálásával, a vevők szegmentálásával olyan struktúrát alakíthatunk ki, amely a tulajdonosi igényeknek megfelelő kimutatások elkészítését teszi lehetővé. A kereskedelmi aktivitás mérhetővé és elemezhetővé tétele segít abban, hogy nyomon követhető legyen a cég fejlődése, és eközben javuljon a vevő kiszolgálás minősége, élménye. Először át kell gondolni a valós és a fejleszteni kívánt folyamatokat és csak ezután szabad kiválasztani a megfelelő informatikai támogatást. Ha fordítva tesszük és a már meglévő rossz munkaszervezési gyakorlatra ültetünk rá egy új vállalatirányítási rendszert, akkor ne csodálkozzunk, ha nem fog működni. A helyes sorrendet megtartva egy jól működő, hibáktól mentes, gyors átfutási idejű és olcsóbb működést kaphatunk. Fordítsunk figyelmet munkatársaink készségeinek és képességeinek képzésére is, hogy olyan munkaerönk legyen, aki nem csak felismeri a problémát, hanem képes lesz megoldási javaslatokat is megfogalmazni.
Minden megoldás, amely növeli az erőforrások rugalmas, a vevői igényeket követő kihasználását, erősíti versenyképességünket.
Legutóbbi hozzászólások